Jak połączyć zespoły w modelu pracy zdalnej? I dlaczego „home office” w ogóle nie powinien nas przerażać – przedstawiamy korzyści pracy z domu oraz podpowiadamy, jakie narzędzia ułatwiają taki sposób prowadzenia działalności.

Jeszcze niedawno oczywiste było, że miejsce pracy to biuro lub fabryka, jednak czasy się zmieniają i podejście do pracy oraz miejsca jej wykonywania również. Coraz więcej dużych przedsiębiorstw, ale też i małych firm, zaczyna stawiać na pracę zdalną, która niesie za sobą dużo korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i dla samego pracownika. Obie strony dostrzegają wiele zalet takiego modelu współpracy.

 Korzyści modelu pracy zdalnej dla firm:

• ograniczenia kosztów: mniejsze biuro, mniej stanowisk pracy = mniejsze opłaty, chociażby za lokal
• płacenie za wykonaną pracę, a nie za czas poświęcony na jej wykonanie
• wybranie najlepszego kandydata, bez ograniczeń lokalizacyjnych

Korzyści pracy zdalnej dla pracownika:

• brak ograniczeń związanych ze sztywnymi ramami czasu pracy, oraz jej miejscem
• możliwość pracowania z każdego zakątka świata, nawet ze słonecznej plaży
• możliwość łączenia pracy z obowiązkami rodzinnymi

A to tylko kilka korzyści wynikających z pracy zdalnej. Jednak praca zdalna ma też swoje minusy, niewątpliwie największym z nich jest brak kontaktu face to face, co dla niektórych pracodawców wciąż jest trudnym do przeskoczenia problemem. I tutaj na pomoc wychodzą nam nowe technologie, które pomogą przedsiębiorcą rozgryźć ten orzech.

1.    Korzyści płynące z pracy zespołowej

Praca zespołowa jest pojęciem, które funkcjonuje w życiu każdego człowieka już od wczesnych etapów życia, zaczynając już od przedszkola, poprzez szkołę, w której młodzież uczy się mechanizmów, pozwalających na efektywną współpracę z innymi, aby finalnie wykorzystać to zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Krótko mówiąc, praca zespołowa w firmie, to przekazanie grupie pracowników określonych zadań lub czynności, które wydzielone zostały z ogólnych procesów pracy. Zespoły wybiera się na podstawie wiedzy, kwalifikacji oraz predyspozycji poszczególnych pracowników, każdy z członków załogi ma określony cel oraz rolę. Praca w zespole ma niesamowicie dużo korzyści takich jak:

• lepsza efektywność, która może przynieść korzyści zarówno firmie, jak i poszczególnym pracownikom
• wydajniejszy tryb pracy, wyznaczanie celów i ich osiąganie jest łatwiejsze do zrealizowania i bardziej motywuje członków ekipy
• większa motywacja, każdy pracownik po pierwsze będzie chciał się wykazać na tle grupy, a jeżeli to nie jest dla niego motywacją, to negatywna ocena ze strony jej członków lub menedżerów już tak
• pobudzona kreatywność, burza mózgów, jest doskonałym sposobem na znalezienie nie jednego a kilku ciekawych, dobrych rozwiązań, które niejednokrotnie mogą nas zaskoczyć
• lepsza komunikacja, praca z różnymi typami osobowości rozwija pracowników, dzięki czemu z każdym kolejnym zadaniem będzie im się łatwiej zmierzyć
• redukcja stresu, nie od dziś wiadomo, że miła, przyjazna atmosfera wpływa pozytywnie, zarówno na samopoczucie, jak i na efektywność pracownika
• skupianie się na dobru ogółu w tym przypadku firmy, a nie na swoim własnym, dzięki czemu pracownicy będą grać do jednej bramki, bo zyski firmy mogą się przekładać na ich realne zarobki

2.    Systemy pomocne przy pracy zespołowej z pracownikami zdalnymi

Systemy do pracy zdalnej, mają dla firm oraz pracowników szereg rozwiązań, które ułatwią nie tylko komunikację między pracownikami, która wykluczy szereg nieporozumień, oraz niejasności, ale też, pozwolą na lepsze zarządzanie projektami, czy wykonywaniu powierzonych zadań. To dzięki nim możesz mieć kontrolę nad swoją firmą z każdego miejsca na świecie oraz urządzenie, niezależnie od pory dnia i godziny.

2.1 Jira Service Desk

Jira Service Desk jest narzędziem, dzięki któremu w łatwy i szybki sposób, można odbierać, weryfikować, zarządzać oraz rozwiązywać zgłoszenia napływające zarówno od klientów, jak i od członków swojego zespołu. Jira Service Desk jest nowoczesnym oprogramowaniem, które między innymi:

• pozwala administratorom na dopasowanie oprogramowania punktu obsługi do potrzeb swojego teamu, znajdziesz tutaj, chociażby:
  • wielojęzyczną pomoc dla klientów na całym świecie
  • możliwość edytowania dostępu oraz powiadomień e-mail
  • możliwość dostosowania portalu do potrzeb swojej firmy
• ułatwia agentom pracę poprzez:
  • integrację z systemem Confluence co umożliwia usługi typu „self-service” i dostęp do bazy wiedzy
  • zautomatyzowanie przypisywania zadań, zaprogramowane odpowiedzi, oraz reguły, ułatwiają wykonywanie rutynowych czynności
  • nieszablonowe cele umów SLA, dopasowane są do konkretnych kryteriów oraz godzin
• pokazuje skuteczność załogi, dzięki raportom na temat świadczonych usług, oraz ułatwia przewidywanie nadchodzących wydarzeń, dostępne są tutaj:
  • konfigurowane pulpity, wyróżniają niezbędne do pracy informacje
  • rozwiązania do rejestracji czasu pracy, ułatwiają analizę wydajności pracownika
  • raporty tworzone dla klientów, czy do eksportu
  • priorytetyzację zadań w czasie rzeczywistym, co ułatwia pracownikowi weryfikację, czy w danym momencie pracuje nad właściwym zadaniem
• ułatwia współpracę z innymi zespołami, poprzez:
  • możliwość świadczenie pomocy technicznej zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej
  • dostosowanie do potrzeb teamu, uprawnień a co za tym idzie możliwość ustawiania, przeglądania, czy edytowania żądań
  • połączenie zgłoszeń z kilkoma zespołami w celu zaangażowania odpowiednich osób

A to tylko garstka rozwiązań, które oferuje Jira Service Desk, dostępne są też:

• platformy, które pomagają uniknąć kłopotów i kosztów
• kilka opcji wdrożenia
• bezpieczeństwo i zgodność, które doskonale zabezpieczają Twoje dane
• zasób dla programistów, które umożliwiają im opracowanie własnych rozwiązań, dostosowanych do zespołu
• zasoby i wsparcie, oferujące wszystko, co jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w dziedzinie ITSM
• środowisko klienta, które pozwala im uzyskać pomoc w odpowiednim miejscu oraz czasie

Dowiedz się więcej: https://ttpsc.com/pl/atlassian/oferta/gotowe-rozwiazania/portal-klienta-w-jira-service-desk/

2.2 Inne systemy z rodziny Jira

Jira Core, Jira Software oraz Jira Agile to pozostałe warianty oprogramowania marki Atlassian, które świetnie usprawniają funkcjonowanie każdego biznesu. Dzięki nim firma może przenieść swoje procesy do spójnego środowiska IT, które funkcjonuje bez przeszkód niezależnie od miejsca, w którym znajduje się pracownik. Jedyny warunek to posiadanie komputera z dostępem do Internetu. Jak to działa? W skrócie: każdy podejmowany w firmie projekt może zostać rozpisany na poszczególne etapy oraz zadania przypisane odpowiednim osobom. Zadania można odpowiednio aktualizować poprzez komentarze czy edycję treści, dodawanie załączników, wywoływanie pożądanych osób do wypowiedzi, zmianę statusu samego zadania oraz logowanie czasu poświęconego na jego realizację. Jira posiada tablice Scrum i Kanban ułatwiające grupowanie wszystkich zadań, mechanizmy automatyzacji, funkcjonalności pozwalające na grupowanie danych w wykresy i raporty oraz wiele więcej.

Poznaj rodzinę systemów Jira: https://ttpsc.com/pl/atlassian/jira/

2.3 Trello

Trello to nie system, a aplikacja do prostego zarządzania zadaniami w mniejszych zespołach i bez zaawansowanych funkcjonalności. Plusem tego rozwiązania jest szybkość instalacji oraz intuicyjne użytkowanie. Trello służy jako pomoc mniejszym zespołom; przydaje się podczas pracy zdalnej w momencie, gdy zespół chce mieć wgląd do zadań realizowanych w ramach prowadzonych działań. 

• tablice z zadaniami pogrupowane w kolumny dot. ich statusu
• możliwość dodawania załączników (w wersji bezpłatnej aplikacji jest to ograniczona możliwość)
• współdzielenie tablicy z wieloma osobami

Trello jest dostępny w trzech wersjach. Więcej na ten temat oraz na temat innych rozwiązań umożliwiających pracę zdalną, o różnym stopniu zaawansowania przeczytasz tutaj: https://ttpsc.com/pl/blog/programy-do-pracy-zdalnej/

Reasumując, wydawać by się mogło, że praca zdalna i praca zespołowa to pojęcia, które wzajemnie się wykluczają – to nieprawda! Praca zdalna pokonuje kolejną barierę, która wydawać by się mogło, jest nie do pokonania. Współczesna technologia bowiem oferuje pracownikom, nie tylko komputery z internetem światłowodowym, który umożliwia szybki transfer plików, wideo konferencje, czy tanie, a nawet zupełnie darmowe wielogodzinne rozmowy z każdego zakątka świata. Jak widać na przykładzie dwóch programów Jira Service Desk oraz Trello, współczesne rozwiązania technologiczne ułatwiają też coraz bardziej zarządzanie projektami, w taki sposób, że nie musimy znajdować się fizycznie obok drugiej osoby, aby pracować z nią ramię w ramię.