Chcesz być eko? Zadbaj o elektroniczny obieg dokumentów w firmie!

0
53
odsłon
Head of the Project Holds Laptop and Discusses Product Details with Chief Engineer while They Walk Through Modern Factory.

Coraz więcej firm przywiązuje wagę do społecznej odpowiedzialności biznesu i do postawu proekologicznej. Bycie eko opłaca się również ze względów finansowych. Przykładem jest zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną. Można to łatwo zrealizować dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu.

Jeszcze do niedawna większość firm nie przejmowała się szczególnie kwestiami ekologicznymi. Dziś sytuacja zmieniła się zupełnie. Bycie eko jest nie tylko modne, ale także przynosi realne zyski. W jaki sposób firma może pokazać, że jest eko? Przede wszystkim takie wartości powinny odzwierciedlać produkty wytwarzane lub dystrybuowane przez daną firmę (np. biodegradowalne opakowania). Postawę proekologiczną może potwierdzać także przyjęty model pracy i sposób realizowania różnych procesów w przedsiębiorstwie. Wiele firm rozpoczyna budowanie swojego proekologicznego wizerunku od najprostszych rozwiązań – odejścia od papierowych dokumentów. 

Ile papieru marnuje się w firmach?

Ostatnio dużo się mówi i pisze o ochronie naturalnych zasobów naszej planety i o ograniczeniu wycinania lasów. Tymczasem okazuje się, że trudno nam ograniczyć eksploatację środowiska naturalnego nawet w tak podstawowej kwestii, jak ograniczenie zużycia papieru. O ile w 2010 roku na świecie zużywano 400 mln ton tego surowca, o tyle w 2020 roku będzie to już prawdopodobnie 500 mln ton (źródło: https://rme.cbr.net.pl/index.php/archiwum-rme/136-listopad-grudzien-nr-52/ekologia-i-srodowisko/296-zuzycie-papieru-wiaz-rosnie). Niestety, pomimo cyfryzacji, nadal dużo papieru marnuje się w polskich firmach. 63% pracowników korzysta codziennie z drukarki, zużywając miesięcznie 545 kartek (to 6 razy więcej niż powierzchnia Warszawy) (źródło: https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/pdf/2013/10/wykorzystanie-papieru-przez-pracujacych-polakow.pdf). Trzeba przyznać, że trudno tu mówić o jakiejkolwiek postawie eko.

Jak zapewnić elektroniczny obieg dokumentów?

Sposobem na ograniczenie nadmiernego zużycia papieru oraz na pozbycie się stosu dokumentów z biurek i szaf w firmie jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Najłatwiej można to zrobić, wykorzystując system ERP (np. Microsoft Dynamics 365 Business Central). Dobrej klasy tego typu oprogramowanie ma zwykle wbudowane narzędzia, które nie tylko pozwalają zredukować ilość papierowych dokumentów, ale także dają dostęp do dokumentacji archiwalnej. Tutaj można wymienić na przykład funkcjonalność dokumentów przychodzących (faktury, protokoły wykonania itp.) i polecenie księgowania. Elektroniczne dokumenty (np. przysłane pocztą e-mail) są dodawane do bazy danych automatycznie, a papierowe dokumenty można zeskanować i zapisać w systemie. ERP pozwala również na konfigurację przepływów pracy, gdzie często są dostępne szablony różnych dokumentów. Oprogramowanie automatycznie wysyła dokumenty do wcześniej zdefiniowanych odbiorców (np. wybranych działów). Co więcej, niektóre systemy ERP, jak wspomniany wcześniej Microsoft Dynamics 365 Business Central, nawet w przypadku nieobecności pracownika, który ma zatwierdzić dany dokument, wysyłają do niego powiadomienie e-mail z linkiem. Wtedy pracownik może zatwierdzić dokument, odrzucić go lub przekazać komuś innemu.

Oczywiście to tylko kilka przykładów rozwiązań, które mogą zapewnić nowoczesne systemy ERP i tym samym ułatwić realizowanie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki takiemu oprogramowaniu firma może stać się eko, a do tego usprawni procesy realizowane w organizacji.